문서 규정

제정일 : 1996. 11. 23
개정일 : 2020. 11. 27
개정일 : 2023. 04. 28

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 학회에서 사용되는 문서의 작성, 처리, 편철 및 보존의 방법을 정함을 목적으로 한다.
제2조(문서의 종류) 문서의 종류는 다음과 같이 구분한다. 1. 인사
2. 업무지시서
3. 장부
4. 업무일지
5. 제반대장

제2장 공문서의 작성

제3조(문서의 구성) 일반 발신문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.
제4조(두문) 두문은 발신기관명(학회 명칭), 분류기호, 시행년월일, 수신기관을 말한다. 수신처가 여러 곳일 경우에는 "수신처 참조"라고 쓰고, 수신처를 명의란 다음 줄에 예기한다.
제5조(본문) 본문은 제목과 내용으로 구분한다. 1. 본문은 다음과 같이 항목화 한다. 가. 첫째항은 1, 2, 3, 4로……
나. 둘째항은 가, 나, 다, 라로……
다. 셋째항은 (1), (2), (3), (4)로……
라. 넷째항은 (가), (나), (다), (라)로…… 2. 본문이 끝나면 3타를 띄우고 "끝"자를 쓴다. 다만 첨부사항이 있을 때는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부라고 표시하고, 첨부물을 쓰고 "끝"자를 쓴다. 제6조(결문) 결문은 명의란과 수신처로 구분한다. 1. 본문이 끝난 다음 명의란에 발신자 성명을 쓰고, 직인을 성명 끝자가 중심이 되도록 찍는다.
2. 수신처란은 동일한 문서가 2개 기관 이상에 배부될 경우에 발신명의란 다음줄에 "수신처"라고 쓰고, 수신처를 예기한다. 제7조(발신명의) 외부로 발송되는 모든 문서는 회장의 명의로 함을 원칙으로 한다.
제8조(직인날인과 생략) ① 발령장, 상장, 기타 증빙서류에 속하는 문서와 외부로 발송되는 문서에는 직인을 찍는다.
② 동일한 문서를 인쇄 또는 복사하여 여러 기관에 동시에 발송할 경우 발신기관명 위에 "직인생락"의 표시를 한다.

제3장 공문서의 처리

제9조(문서의 접수 및 처리) 접수된 문서는 푸른색의 접수일부인을 문서의 왼쪽 하단에 날인, 접수일자와 번호를 표기하고 문서접수대장에 기입한다.
제10조(문서의 발송) 문서를 발송할 때에는 오른쪽 하단에 붉은 색의 발송일부인을 찍고 문서발송대장에 기록한다.

제4장 기타문서의 작성 및 처리

제11조(업무일지) 업무일지는 매일 작성하고 작성일자와 시간을 기입하여야 한다.
제12조(업무지시) 임원, 운영위원 또는 제위원회의 업무지시는 업무지시서의 양식에 따르며, 담당자는 그 시행결과를 보고하여야 한다.
제13조(회의록) 이사회와 운영위원회 회의록은 운영위원이 작성하고, 제 위원회의 회의록은 위원장이 작성한다.

제5장 문서의 편철 및 보관

제14조(편철방법) 문서는 매 안건마다 보관철의 조견표가 있는 면에 완결 일자순으로 최근 문서가 상부에 오도록 철하고, 그 반대면에 색인 목록을 붙인다.
제15조(조견표) 보관철의 조견표에는 문서분류번호, 기능명칭, 보존기간, 보존기간 만료일자 및 장수를 기재하여야 한다.

제6장 문서의 보존

제16조(보존기간) 문서의 보존기간은 영구보존, 10년보존, 3년보존 및 1년보존의 4종으로 나누며 문서별 보존기간은 별표와 같다.
제17조(보존기관 경과문서의 폐기) 보존기간이 경과된 문서는 이사회의 의결을 거친 다음 보존문서 기록대장에 붉은 글씨로 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.

〈별표〉 문서별 보존기간